本システムは、管理画面を利用して予約申込者へメールを送信する補助機能として、「テンプレート」機能が装備されています。
本システムはメーラーではないため受信する機能はありませんが、予約者にテンプレートを利用してメールを送信できます。ですので、同様の内容を何度も入力したりコピーすることなく、手間を省くことが可能です。
メール送信のタイミング
メールは予約に関して操作があった場合、以下のメールが自動で送信されます。
- 予約メール(非通知設定はできません)
Webサイトから予約したとき - 予約変更メール(デフォルトは非通知です)
Webサイトから予約データが変更されたとき - キャンセルメール(デフォルトは非通知です)
Webサイトから予約がキャンセルされたとき
上記以外は管理者が能動的にメールを送信することになります。
本システムはメールの宛先として「予約リスト」から特定することができます。「予約リスト」で以下のように、予約申込者の名前表示欄にメール編集・送信ページのリンクがあります。
テンプレートの登録・編集
タイミングにより自動で送信するメールはどのテンプレートを利用するか、多言語の対応も含めて必ず登録しておく必要があります。それ以外は必要な場面に合わせてテンプレートを利用して下さい。
テンプレートは「各種設定」の「テンプレート」タブのページで登録、編集をします。
テンプレート文は「テンプレートID」でデータの識別をしているので、IDは重複しないようにして下さい。
登録されたテンプレートは、画面上部の「登録文」で選択して変更することができるようになります。セレクトボックス内の並びは、IDの値を昇順にソートした順番になります。
本システムでは利便を考え、簡単なサンプル文を用意しております。サンプル文の内容はプログラムファイルを編集すれば変更できますので、サイト構築者は必要に応じて独自にエンドユーザーへご提供いただけます。
テンプレート文の設定項目は以下の通りです。
- To：送信先メールアドレス
通常空白にしておけば選択された予約者のメールアドレスがコピーされます。 - Cc：異なるメール送信先アドレス
ここで設定されたメールアドレスへ同じメールが送信されます。このアドレスは送信先にも知らされます。 - Bcc：非通知の異なるメール送信先アドレス
Ccと同様同じメールが送信されますが、送信先にこのアドレスは知らされません。送信したメールを保管したい場合、管理者のメールアドレスを設定すると良いでしょう。 - From：送信元のメールアドレスで、デフォルトでWordPressサイトの登録で設定したサイト名と管理者メールアドレスがコピーされます。
- メール件名：
メールの件名は登録の選択ボックスにも利用されます。 - メール本文：
メール内に予約者のデータ置き換えるための変数、例えば「姓」なら「%SEI%」のような変数を埋め込むことができます。変数についてはサンプル文を参考にして下さい。
テンプレートを編集した場合、ページ最下行にある「保存」ボタンを押すことでデータが登録されます。
自動送信するテンプレート文の指定
設定は管理画面の「各種設定」の「E-Mail」タブページで設定します。利用する自動送信と言語に合わせて設定して下さい。設定されていない場合、サンプル文があればサンプル文を利用して送信、そうでない場合はエラーになります。
メールの編集と送信
管理画面の「メール編集送信」メニューから操作画面へ移動します。
このページでは送信先やメール文を入力、編集して送信することができます。テンプレート文を読み込むことができますので、よく利用する内容は登録しておくと良いでしょう。
また「予約リスト」の「メール」から表示した場合、その予約データが関係付けされているので置き換え変数が置き換えられてコピーされます。